Revisionssicher archivieren: was TürPilot für die GoBD festhält

Ab der Freigabe unveränderbar

Solange der Monteur erfasst, ist der Beleg ein Entwurf. Mit der Freigabe im Büro – oder vor Ort, wenn du deinen Monteuren das erlaubst – wird er festgeschrieben und lässt sich nicht mehr bearbeiten. Im Büro gibt es das PDF zum Beleg erst ab diesem Zeitpunkt – vorher sähe ein halb ausgefüllter Entwurf aus wie ein fertiges Protokoll. Der Kunde bekommt seine Abschrift schon bei der Abgabe vor Ort.

Muss nach der Freigabe etwas korrigiert werden, wird nicht überschrieben, sondern storniert – mit Begründung – und der Einsatz neu erfasst. Gibt es zum Einsatz schon eine Rechnung aus TürPilot, hebst du zuerst sie per Gegenbeleg auf – vorher lässt TürPilot den Storno nicht zu. So widersprechen sich Rechnung und Protokoll nie.

Jeder Eingriff nach der Freigabe steht in der Änderungshistorie: wann, von wem, mit welcher Begründung und mit dem Stand davor. Eine Ausnahme gibt es: Nach einem Löschverlangen verschwinden die Angaben zur Person auch aus den früheren Ständen – dass anonymisiert wurde, steht im Prüfprotokoll. Daneben hält das Prüfprotokoll fest, was sonst geschieht – Anmeldungen, Freigaben, Stornos, Änderungen an Preisen und Rechtstexten, Versand von Rechnungen und Bewertungsbitten, Übertragungen und Exporte. Passwörter und Zugangsschlüssel stehen darin nie, nur das Ereignis.

Lückenlose Nummern – auch für abgebrochene Einsätze

Jeder Einsatz bekommt seine Belegnummer, sobald er angelegt ist, fortlaufend je Betrieb: EP-00001, EP-00002 und so weiter. Kommt der Auftrag nicht zustande oder wird er nicht berechnet – Kunde nicht angetroffen, Fehlfahrt, Kulanz –, wird er nicht gelöscht, sondern storniert. Er behält seine Nummer, und die Begründung steht daneben, mindestens zehn Zeichen lang.

Genau danach fragt ein Prüfer, wenn er mehr Protokolle als Rechnungen zählt. Mit TürPilot ist die Antwort für jede Nummer da. Die Rechnungsnummern laufen in einem eigenen, ebenso lückenlosen Kreis; auch eine Rechnung wird nie gelöscht, sondern mit einem Gegenbeleg aufgehoben.

TürPilot löscht keine Protokolle. Stornierte Vorgänge bleiben mit Begründung sichtbar – in der Einsatzliste, in der Änderungshistorie und im Export für die Betriebsprüfung.

Das Archiv: verschlüsselt und gesperrt

Jedes freigegebene Einsatzprotokoll wird zusätzlich in einem Objektspeicher in Deutschland abgelegt – als PDF/A, in der Fassung ohne Aufnahmen, denn nur sie ist aufbewahrungspflichtig. Rechnungen aus TürPilot liegen dort als ZUGFeRD-Fassung, inhaltsgleich mit der, die der Kunde bekommen hat. Der Speicher trägt eine Unveränderbarkeitssperre: Was dort liegt, kann bis zum Ende der Frist niemand löschen oder überschreiben, auch der Betreiber von TürPilot nicht.

Für das Einsatzprotokoll beträgt die Frist zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Einsatz war (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 und 4 AO). Rechnungen sind Buchungsbelege und liegen acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres der Ausstellung (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 14b UStG). Ein Protokoll vom März 2026 liegt also bis zum 31. Dezember 2036 gesperrt, die Rechnung dazu bis zum 31. Dezember 2034.

Jeder Beleg ist mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM). Beantragst du die Löschung deines Archivs, werden die Schlüssel vernichtet – die Dateien bleiben bis Fristende gesperrt liegen, sind aber für niemanden mehr lesbar; in den verschlüsselten Datensicherungen spätestens nach zwölf Monaten. Das Löschverlangen eines Kunden ändert die archivierte Fassung nicht; sie ist der Beleg, den du aufbewahren musst. Beim Ablegen wird ausserdem eine Prüfsumme festgehalten. Holt TürPilot einen Beleg zurück, vergleicht es sie; weicht sie ab, wird die Datei nicht herausgegeben.

In den 30 kostenlosen Testtagen legt TürPilot noch nichts im Archiv ab; die Belege liegen bis dahin in der Datenbank. Setzt du danach kostenpflichtig fort, werden sie in ihrer letzten Fassung nachträglich abgelegt. Endet der Vertrag mit der Testphase, unterbleibt die Ablage – die Protokolle und Rechnungen, die du bekommen hast, bewahrst du dann selbst auf.

Zwei Fristen, zwei Rechtsgründe

Der Beleg und die Fotos vom Einsatzort haben verschiedene Lebensdauern, und das ist Absicht. Der Beleg ohne Aufnahmen ist eine Aufzeichnung nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; TürPilot bewahrt ihn zehn Jahre auf. Die Aufnahmen gehören nicht dazu: Sie dienen der Beweissicherung gegenüber Schadensersatzforderungen, etwa wegen eines angeblich neuen Kratzers, und werden drei Jahre nach dem Ende des Leistungsjahres automatisch gelöscht – dann endet die regelmässige Verjährung (§§ 195, 199 BGB).

Welche Fristen für welche Unterlagen gelten, erklärt der Ratgeber Aufbewahrungsfristen.

Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck

Die GoBD verlangen, dass ein sachverständiger Dritter nachvollziehen kann, wie in deinem Betrieb aus einem Anruf ein Beleg wird. Fehlt diese Beschreibung, kann ein Prüfer die Ordnungsmässigkeit beanstanden, auch wenn die Daten stimmen.

TürPilot erzeugt dir einen Entwurf als PDF. Alles, was sich aus der Software ergibt, steht schon darin – Ablauf, Rollen, Pflichtfelder, Fristen und Unveränderbarkeit, mit deinen tatsächlichen Einstellungen. Was ausserhalb der Software passiert, etwa wie Anrufe angenommen werden, welche Kasse im Einsatz ist oder wie mit Bargeld verfahren wird, ist als graue Lücke markiert. Die Lücken sind bewusst sichtbar: Eine Verfahrensdokumentation, die Vollständigkeit vortäuscht, hilft dir vor einem Prüfer weniger als eine, die zeigt, wo noch etwas fehlt.

Wenn der Prüfer kommt: der Prüfungsexport

Ein Betriebsprüfer darf die Daten maschinell auswertbar verlangen (Z3-Zugriff). „Wir haben nur die Weboberfläche“ reicht dann nicht. Unter Prüfungsexport lädst du für einen Zeitraum herunter:

• Protokolle, Positionen, Änderungshistorie und das Protokoll aller Vorgänge als CSV – stornierte Vorgänge eingeschlossen
• Die Belege aus dem Archiv als ZIP, nicht neu erzeugt, sondern die abgelegten Dateien – jede gegen ihre Prüfsumme geprüft; fehlt etwas, liegt eine Datei mit der Begründung bei
• Alle Protokolle und Rechnungen eines Zeitraums als PDF, wahlweise mit oder ohne Aufnahmen
• Die Verfahrensdokumentation als Entwurf

Unterschriftenbilder, Fotos und interne Notizen sind im CSV-Export nicht enthalten – für die steuerliche Prüfung sind sie nicht erforderlich. Jeder Export wird protokolliert, und der Prüfungsexport ist im Preis enthalten. Den Buchungsstapel für die Kanzlei gibt es getrennt davon als Export im DATEV-Format.