GoBD im Schlüsseldienst: Einsatzprotokoll, Nummern, Storno und Datenzugriff

Was die GoBD sind – und warum sie dich betreffen

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Pflichten aus der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) für digitale Unterlagen auslegt. Die Finanzverwaltung prüft danach.

Die GoBD gelten für jeden, der steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führen muss – auch für den Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Und sie erfassen nicht nur das Buchhaltungsprogramm, sondern ausdrücklich auch Vor- und Nebensysteme wie Fakturierung, Kasse oder Warenwirtschaft (GoBD Rz. 20) – und damit auch eine Auftragsverwaltung, aus der Rechnungen entstehen. Genau dort sitzt beim Schlüsseldienst das Einsatzprotokoll.

Halten die Aufzeichnungen nicht stand, weil sie lückenhaft sind oder sich nachträglich unbemerkt ändern lassen, kann der Prüfer die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Das ist der eigentliche Grund, sich damit zu beschäftigen.

Das Einsatzprotokoll ist eine Grundaufzeichnung

Aus dem Protokoll entsteht die Rechnung: welche Tür, welche Uhrzeit, welche Leistung, welcher Preis. Damit ist es die Grundaufzeichnung des Geschäftsvorfalls und selbst aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig – im digitalen Original, nicht als ausgedrucktes PDF.

Für den Prüfer zählt dabei vor allem die Vollständigkeit. Eine typische Frage lautet: „Sie haben 1.240 Protokolle und 1.190 Rechnungen. Wo sind die 50?“ Die Antwort muss im System stehen – Kulanz, Fehlfahrt, Kunde nicht angetroffen, Reklamation. Ein abgebrochener Einsatz, den die Buchhaltung nie zu sehen bekommt, gehört trotzdem in die Aufzeichnungen.

Dazu kommt die zeitgerechte Erfassung (§ 146 Abs. 1 AO). Wann ein Einsatz erfasst wurde, ist etwas anderes als das Leistungsdatum, und beides sollte nachvollziehbar sein. Ein Protokoll, das erst Tage später aus dem Gedächtnis entsteht, ist schwächer als eines, das vor Ort geschrieben wurde.

Unveränderbarkeit: berichtigen ja, überschreiben nein

Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Das verbietet nicht, Fehler zu korrigieren – es verbietet, sie spurlos zu korrigieren.

• Ab einem festen Punkt – etwa der Freigabe im Büro – wird der Beleg nicht mehr still überschrieben.
• Eine Berichtigung entsteht als neue Fassung mit Zeitpunkt, Person und Begründung; die alte bleibt daneben erhalten.
• Eine Word-Datei oder ein PDF auf dem Rechner reicht nicht: Dateien lassen sich ändern und löschen, ohne dass es jemand sieht.
• Wer wann was geändert, freigegeben oder exportiert hat, steht in einem Prüfprotokoll.

Lückenlose Nummern und Storno statt Löschen

Jeder Einsatz bekommt eine Nummer, sobald er angelegt ist – auch wenn er danach abgebrochen wird. Nummern werden nie wiederverwendet und nie nachträglich geändert. Eine Lücke im Nummernkreis ist für den Prüfer ein Anlass zur Nachfrage, weil sie nach einem gelöschten Vorgang aussieht.

Deshalb wird ein Protokoll nicht gelöscht, sondern storniert, und zwar mit Begründung. Für Rechnungen gilt dasselbe in strengerer Form: Eine falsche Rechnung wird nicht geändert, sondern mit einer Stornorechnung (Gegenbeleg) aufgehoben, und danach entsteht eine neue mit eigener Nummer.

Ein gelöschter Einsatz ist für den Prüfer eine Lücke. Ein stornierter mit Begründung ist eine Antwort.

Verfahrensdokumentation: aufschreiben, wie aus dem Anruf ein Beleg wird

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie in deinem Betrieb ein Geschäftsvorfall entsteht, erfasst, geprüft, abgerechnet und aufbewahrt wird: wer den Anruf annimmt, wer vor Ort erfasst, wer freigibt, welche Programme beteiligt sind, wie Bargeld und Kartenzahlung laufen und wie lange was aufbewahrt wird.

Fehlt sie und lässt sich der Ablauf deshalb nicht nachvollziehen, ist das ein formeller Mangel, der bis zur Schätzung führen kann. Bleibt der Weg trotzdem nachvollziehbar, bleibt es in der Regel bei einer Beanstandung (GoBD Rz. 155). Viele Betriebe schieben sie vor sich her, weil sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Der beste Anfang ist der tatsächliche Ablauf eines Einsatzes – nicht eine Vorlage, die Vollständigkeit vortäuscht. Was noch fehlt, darf sichtbar fehlen; das ist ehrlicher als ein Papier, das einen Ablauf beschreibt, den es so nicht gibt.

Datenzugriff bei der Betriebsprüfung: Z1, Z2 und Z3

Bei einer Aussenprüfung darf die Finanzverwaltung auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Man unterscheidet drei Arten:

• Z1 – unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer sieht selbst ins System, nur lesend.
• Z2 – mittelbarer Zugriff: Du oder jemand in deinem Auftrag wertet die Daten nach den Vorgaben des Prüfers aus.
• Z3 – Datenträgerüberlassung: Du gibst die Daten in einem maschinell auswertbaren Format heraus, und der Prüfer wertet sie mit eigener Software aus.

„Wir haben nur die Weboberfläche“ reicht für Z3 nicht. Ein Stapel PDFs auch nicht – maschinell auswertbar heisst: Datensätze mit Feldern, einschliesslich der stornierten Vorgänge und der Änderungshistorie.

Wie TürPilot dabei hilft

Das Einsatzprotokoll entsteht in TürPilot vor Ort auf dem Handy. Die Belegnummer wird beim Anlegen vergeben, auch wenn der Einsatz später abgebrochen wird. Nach der Freigabe – durch das Büro oder, wenn du es so einstellst, durch den Monteur – ist der Beleg unveränderbar. Stimmt etwas nicht, wird er mit Begründung storniert und der Einsatz neu erfasst; gelöscht wird nichts. Freigaben, Stornos, Änderungen und Exporte stehen im Prüfprotokoll.

Mit der Freigabe legt TürPilot den Beleg ohne Aufnahmen verschlüsselt im revisionssicheren Archiv ab, gesperrt für zehn Jahre – das Protokoll ist eine Aufzeichnung (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Beim Zurückholen wird die Prüfsumme gegen die bei der Ablage festgehaltene gehalten. In den kostenlosen Tagen wird noch nicht abgelegt; die Belege aus dieser Zeit kommen mit Beginn des bezahlten Vertrags in ihrer letzten Fassung nach.

Für den Datenzugriff nach Z3 gibt es den Prüfungsexport: Protokolle, Positionen, Änderungshistorie und das Protokoll aller Vorgänge als CSV, stornierte Einsätze eingeschlossen. Einen eigenen Lesezugang für den Prüfer (Z1) hat TürPilot nicht. Die Verfahrensdokumentation erzeugt TürPilot als Entwurf mit deinen tatsächlichen Einstellungen; was ausserhalb der Software passiert, etwa Anrufannahme und Bargeld, ist als Lücke markiert und von dir zu ergänzen.