Export im DATEV-Format: der Buchungsstapel für deinen Steuerberater

Was im Archiv liegt

Du wählst einen Zeitraum – vorbelegt ist der 1. Januar bis heute – und klickst auf „Archiv herunterladen“. TürPilot prüft vorher, ob es im Zeitraum etwas zu buchen gibt, und sagt es dir, statt eine leere Datei zu liefern. Dann entsteht ein ZIP-Archiv mit diesem Inhalt:

• EXTF_Buchungsstapel.csv – die Buchungen des Zeitraums im DATEV-Format, je Vorgang eine Zeile je Steuersatz
• rechnungen/ – jede Rechnung, die TürPilot geschrieben hat, als ZUGFeRD-PDF
• nachweise/ – je Einsatz, dessen Rechnung in einem anderen Programm entsteht, ein Buchungsnachweis als PDF
• LIESMICH.txt – woher welche Buchung kommt, welche Konten verwendet wurden und was noch offen ist

Stapel und Belege sind über Belegfeld 1 verbunden: Dort steht die Rechnungsnummer oder die Belegnummer des Einsatzes, und die PDF-Datei trägt dieselbe Nummer im Namen. Die Kanzlei findet von jeder Buchungszeile zum Beleg.

Gebucht wird so, wie es bei der Freigabe galt

Ein Einsatz kann auf zwei Wegen gebucht werden, und welcher gilt, hält TürPilot bei seiner Freigabe fest. Hat TürPilot die Rechnung geschrieben, kommt die Buchung aus der Rechnung, zum Rechnungsdatum und mit der Rechnungsnummer. Eine Stornorechnung wird im Haben gegengebucht; im Buchungstext steht, welche Rechnung sie aufhebt.

Entsteht die Rechnung in deiner Buchhaltung, bucht der Export aus dem freigegebenen Einsatz – zum Tag der Freigabe, mit der Belegnummer des Einsatzes, etwa EP-00042. Die Rechnungsnummer des anderen Programms kennt TürPilot nicht sicher und erfindet sie deshalb auch nicht; die Kanzlei ordnet über Datum und Betrag zu.

Wird ein solcher Einsatz später storniert, steht zum Stornodatum eine Gegenbuchung mit derselben Belegnummer im Stapel. Überschrieben oder weggelassen wird nichts. Liegen Freigabe und Storno im selben Zeitraum, stehen beide Zeilen da und heben sich auf.

Weil der Weg am Einsatz hängt und nicht am heutigen Schalter, stimmt der Export auch im Monat einer Umstellung: Dann stehen Buchungen aus Rechnungen und aus Einsätzen nebeneinander, und die LIESMICH sagt, welche woher kommt.

Buchungskonten aus deiner Kanzlei

Unter Schnittstellen trägt der Inhaber einmal ein, was die Kanzlei vorgibt: Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Beraternummer, Mandantennummer, die Erlöskonten für 19 %, 7 % und Umsätze ohne Umsatzsteuer sowie das Forderungskonto. Bleibt ein Feld leer, nimmt TürPilot eine Vorgabe des gewählten Kontenrahmens – im SKR03 etwa 8400 für Erlöse mit 19 %, 1410 für Forderungen und für Kleinunternehmer 8195.

Vorgaben ersetzen nicht die Rückfrage bei der Kanzlei. Deshalb nennt die LIESMICH in jedem Export die verwendeten Konten und markiert, welche davon Vorgaben sind. Eine Kontonummer, die nicht zum gewählten Kontenrahmen passt – etwa ein Erlöskonto aus dem anderen Rahmen nach einem Wechsel –, nimmt TürPilot beim Speichern nicht an, und beim Export werden die gespeicherten Konten noch einmal geprüft.

Fehlen Berater- oder Mandantennummer, steht dort eine 0 statt einer ausgedachten Nummer, und die Kanzlei ergänzt sie beim Einlesen – eine erfundene Nummer könnte den Stapel einem fremden Mandanten zuordnen. Dieselben Konten gelten auch für die Übergabe fertiger Rechnungen an sevDesk; es gibt je Betrieb nur einen Satz davon.

Buchungsnachweis statt Rechnungskopie

Für Einsätze, deren Rechnung in deiner Buchhaltung entsteht, legt TürPilot je Einsatz einen Buchungsnachweis als PDF bei. Er nennt Empfänger, Positionen und Beträge je Steuersatz – ohne Unterschriften, ohne Ausweisangaben, ohne Kontaktdaten und ohne Aufnahmen vom Einsatzort. Was der Steuerberater zum Buchen nicht braucht, landet nicht in seinem Ordner.

Der Nachweis sagt ausserdem, wo das vollständige Einsatzprotokoll aufbewahrt wird. Liegt es im unveränderbaren Archiv, steht das darauf; in den kostenlosen Testtagen, in denen noch nichts archiviert wird, behauptet er es nicht.

Was noch offen ist, steht in der LIESMICH

Ein Export ist nur so gut wie das, was er verschweigt. Deshalb nennt die LIESMICH ausdrücklich, was im Zeitraum nicht gebucht ist und warum:

• Einsätze, die freigegeben sind, aber noch auf ihre Rechnung aus TürPilot warten – gebucht werden sie zum Datum ihrer Rechnung
• Belege, die sich beim Erstellen nicht erzeugen liessen, unter „BELEG FEHLT IM ARCHIV“, statt still zu fehlen
• Buchungskonten, die TürPilot beim Export beanstandet, unter „BITTE DIE KONTEN PRÜFEN“

Eine Datei, kein Datenfluss zu DATEV

TürPilot überträgt nichts an DATEV. Es entsteht eine Datei, die du herunterlädst und selbst an deine Kanzlei weitergibst. Das DATEV-Format ist offen dokumentiert, und durch den Export kommt kein weiterer Empfänger in die Verarbeitung deiner Kundendaten.

Der Export steht jedem Betrieb zur Verfügung – ob TürPilot die Rechnungen schreibt, ob sevDesk angebunden ist oder ob du gar keine Buchhaltung verbunden hast. Er ist im Preis enthalten. Wie lange die Belege danach aufzubewahren sind, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.

• Höchstens ein Kalenderjahr je Export, weil ein Stapel innerhalb eines Wirtschaftsjahres bleiben muss
• Höchstens 500 Vorgänge je Abruf – bei mehr den Zeitraum teilen, etwa quartalsweise
• Der Stapel wird nicht festgeschrieben
• Abrufen dürfen Inhaber und Büro, kein Monteur; jeder Export wird protokolliert