Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz, nicht das Aussehen.
- XRechnung: nur die XML-Datei, ohne Blatt zum Lesen. Das verlangen vor allem öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG: ein PDF, in dem die XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch liest das Blatt, die Buchhaltung liest die Datei – und massgeblich ist die Datei.
- Keine E-Rechnung sind ein PDF per E-Mail, ein Scan, ein Foto oder eine Papierrechnung – das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnung“. Auch die kleinen ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht.
Seit 1. Januar 2025: empfangen muss jeder Betrieb können
Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen annehmen können – auch der Einzelunternehmer und der Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, über das die Datei ankommt. Lesen und verarbeiten muss sie dann deine Buchhaltung oder ein Programm, das die XML-Datei darstellen kann.
Praktisch betrifft dich das zuerst bei Eingangsrechnungen: Der Grosshändler für Zylinder und Beschläge, die Werkstatt fürs Einsatzfahrzeug oder der Softwareanbieter dürfen dir E-Rechnungen schicken, ohne vorher zu fragen. Aufbewahrt wird dann die XML-Datei als Original – nicht nur ein Ausdruck davon.
Ausstellen: die Übergangsfristen
Für das Ausstellen gibt es eine gestaffelte Übergangszeit (§ 27 Abs. 38 UStG). Es kommt auf zwei Zeitpunkte an – wann du leistest und wann die Rechnung hinausgeht:
- Für Leistungen bis Ende 2026 darfst du bis zum 31. Dezember 2026 weiter Papierrechnungen schicken; ein PDF per E-Mail nur, wenn der Empfänger zustimmt. Rechnest du eine Dezember-Leistung erst im Januar 2027 ab, gilt schon die Regel für 2027.
- Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Liegst du darüber, musst du ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 muss jeder Betrieb Rechnungen an Unternehmer im Inland als E-Rechnung ausstellen.
Eine E-Rechnung an einen Unternehmer darfst du schon heute schicken, ohne um Erlaubnis zu fragen. Wer früher umstellt, hat 2028 nichts mehr zu tun.
Nur zwischen Unternehmen im Inland – Privatkunden sind nicht betroffen
Die Pflicht gilt nur, wenn du eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringst und beide im Inland ansässig sind. Die nächtliche Türöffnung beim Mieter, der seinen Schlüssel in der Wohnung vergessen hat, ist der Normalfall im Schlüsseldienst – und diese Rechnung darf weiter auf Papier oder als PDF gehen.
Betroffen sind die Kunden, die selbst Unternehmer sind: Hausverwaltungen, Wohnungsunternehmen, Gewerbekunden mit Ladenlokal oder Büro und in aller Regel auch Vermieter, wenn die Leistung die vermietete Wohnung betrifft, denn wer eine Wohnung vermietet, ist umsatzsteuerlich Unternehmer. Wer gemischte Kundschaft hat, braucht deshalb beides: die gewohnte Rechnung für Privatkunden und die E-Rechnung für Geschäftskunden.
Die Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen auch zwischen Unternehmen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie trotzdem.
- Rechnungen an Privatpersonen und ins Ausland fallen nicht unter die Pflicht.
Was das für die Praxis heisst
Schau dir an, wie viele deiner Rechnungen an Unternehmer gehen und wie hoch dein Umsatz ist. Daraus ergibt sich, ob du 2027 oder 2028 umstellen musst. Frag deinen Steuerberater, wie eingehende E-Rechnungen bei dir ankommen und wo sie aufbewahrt werden.
Und achte auf saubere Daten: Eine E-Rechnung wird maschinell geprüft. Fehlt die Anschrift des Empfängers oder steht in einer Zeile keine Leistungsbeschreibung, fällt das nicht erst dem Menschen auf. Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, steht im Ratgeber Pflichtangaben auf der Rechnung.
Wie TürPilot dabei hilft
Wenn du die Rechnungsstellung in TürPilot einschaltest, entsteht aus dem freigegebenen Einsatz eine Rechnung, die per E-Mail als ZUGFeRD im Profil EN 16931 hinausgeht – ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Der Privatkunde liest das PDF, die Hausverwaltung liest die Datei. Eine XRechnung kannst du zu jeder Rechnung zusätzlich herunterladen. Mehr dazu unter Rechnungen.
Jede Rechnung wird ab Vertragsbeginn in der versandten Fassung im revisionssicheren Archiv abgelegt und geht in den Export im DATEV-Format für deinen Steuerberater. Verlangt eine Behörde eine Leitweg-ID, trägst du sie beim Herunterladen der XRechnung ein. Eingehende E-Rechnungen verarbeitet TürPilot nicht – das bleibt Sache deiner Buchhaltung.
Häufige Fragen
Muss ich meinen Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmern im Inland. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
Ist ein PDF, das ich per E-Mail verschicke, eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung. Zur E-Rechnung wird es erst, wenn ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 dabei ist – etwa als ZUGFeRD mit eingebetteter XML-Datei.
Ich bin Kleinunternehmer. Was muss ich tun?
E-Rechnungen, die dir andere schicken, musst du empfangen können; dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Selbst ausstellen musst du keine (§ 34a UStDV).
Ab wann muss ich einer Hausverwaltung eine E-Rechnung schicken?
Spätestens für Leistungen ab dem 1. Januar 2028. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, schon ab dem 1. Januar 2027. Freiwillig darfst du es bereits heute.
Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Stand: 25.09.2026.
DATEV ist eine Marke der DATEV eG. ZUGFeRD ist eine Marke ihres Inhabers. TürPilot steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den genannten Anbietern.