Vor Beginn: den Zustand festhalten
Bevor jemand die Tür anfasst, fotografiert der Monteur Tür, Schloss und Rahmen – mindestens eine Aufnahme, höchstens zwölf. Darunter vermerkt er bereits vorhandene Schäden in eigenen Worten, etwa „Kratzer am Beschlag, Lack an der Zarge abgeplatzt“.
Der Kunde bestätigt diesen Zustand mit einem Häkchen und seiner Unterschrift unter den Auftrag. Ab da stehen Aufnahmen und Text fest: Sie lassen sich nicht mehr ersetzen, auch nicht nach einem Neustart des Handys. Genau diese Bilder sollen später beweisen, wie die Tür vorher aussah – eine Aufnahme der inzwischen geöffneten Tür darf sie nicht verdrängen.
Die Bilder werden auf dem Handy verkleinert, bevor sie hochgeladen werden. Ein Handyfoto hat schnell mehrere Megabyte, und im Treppenhaus mit einem Balken Empfang ist genau das die Stelle, an der ein Protokoll hängen bleibt. Für Kratzer und Bruchstellen reicht die Auflösung.
Bis zu drei Unterschriften, jede an ihrer Stelle
Eine Unterschrift ist im Streitfall nur so viel wert wie die Frage, worauf sie sich bezieht. Deshalb gibt es im Protokoll bis zu drei, und im PDF steht jede direkt unter dem Abschnitt, zu dem sie gehört.
- Unterschrift des Auftraggebers in Schritt 1: unter Leistung, Preis, Zustand vor Beginn und den Erklärungen. Mit ihr wird der Auftrag verbindlich erteilt, und ihr Zeitpunkt hält fest, dass der Preis vor Arbeitsbeginn genannt wurde.
- Unterschrift zur Ermächtigung in Schritt 2: nur, wenn sich die Tür nicht zerstörungsfrei öffnen lässt.
- Unterschrift zur Abnahme in Schritt 3: Der Kunde bestätigt, dass die Leistung wie beschrieben erbracht wurde – einschliesslich der Zusatzleistungen, die vor Ort dazukamen.
Jede Unterschrift wird mit Zeitpunkt gespeichert. Die Unterschrift unter den Auftrag und die zur Abnahme lassen sich danach nicht mehr ersetzen; ist eine davon falsch, wird der Auftrag storniert und neu erfasst.
Öffnung mit Beschädigung
Lässt sich die Tür nicht zerstörungsfrei öffnen, liest der Kunde in Schritt 2 einen kurzen Text: dass Rahmen, Türblatt, Schloss oder andere Teile dabei beschädigt werden können und er die Öffnung auf diesem Weg ausdrücklich erlaubt. Er setzt ein Häkchen und unterschreibt. Ist keine Beschädigung nötig, geht es mit „Nicht erforderlich – zerstörungsfrei weiter“ direkt zum Abschluss.
Manchmal entsteht der Schaden ungeplant, etwa wenn beim Aufsperren ein Zylinderstift bricht. Dann gibt es keine vorher unterschriebene Ermächtigung, und das Formular verlangt stattdessen eine Beschreibung von Hergang und Umfang – mindestens zehn Zeichen; das Formular bittet um einen ganzen Satz statt eines Stichworts. Dazu kommen die Aufnahmen nach Abschluss. Ohne diese Beschreibung lässt sich der Beleg nicht freigeben, und das Formular sagt es, solange der Monteur noch vor der Tür steht.
Ausweis geprüft – ohne Kopie
Ob jemand berechtigt ist, eine Tür öffnen zu lassen, lässt sich vor Ort nur begrenzt prüfen. Der Kunde erklärt es in Schritt 1 ausdrücklich, und auf Wunsch hält das Protokoll zusätzlich fest, welches Dokument er vorgelegt hat.
Festgehalten werden nur die Art des Dokuments – Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Aufenthaltstitel oder ein sonstiges – und die letzten drei Zeichen seiner Nummer. Keine vollständige Nummer, kein Foto, keine Kopie. Das lässt sich auch nicht einschalten: Eine gespeicherte Ausweiskopie wäre ein unnötiges Risiko. Legt der Kunde nichts vor, wird genau das vermerkt.
Was bei der Berechtigung zur Türöffnung zu beachten ist, erklärt der Ratgeber Türöffnung und Berechtigung.
Keine biometrischen Daten
Das Unterschriftenfeld speichert ausschliesslich das gezeichnete Bild. Druck, Geschwindigkeit und Beschleunigung des Stifts werden weder ausgewertet noch übertragen. Solche Dynamikdaten wären biometrische Daten (Art. 4 Nr. 14 DSGVO), bei Auswertung zur Identifizierung sogar eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO – mit deutlich strengeren Anforderungen an ihre Verarbeitung.
Im Büro steht unter der Unterschrift des Kunden, wann sie erfasst wurde – und ausdrücklich, dass es nur Bilddaten sind.
Wohin die Aufnahmen gehen und wie lange sie bleiben
Aufnahmen vom Einsatzort sind personenbezogene Daten, oft mit einem Blick in die Wohnung. Deshalb gibt es das Protokoll in zwei Fassungen: mit Aufnahmen und ohne, sonst mit demselben Text und denselben Unterschriften. Die Fassung ohne Aufnahmen ist der aufbewahrungspflichtige Beleg und die, die ins Archiv geht (nach den kostenlosen Tagen). TürPilot bewahrt sie zehn Jahre auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). An die Buchhaltung gehen keine Aufnahmen.
Die Aufnahmen selbst werden automatisch gelöscht, sobald ihr Zweck – die Beweissicherung – erfüllt ist: regulär drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Einsatz war, entsprechend der regelmässigen Verjährung. Am Vorgang bleibt vermerkt, dass und wann sie planmässig gelöscht wurden.
Ob der Kunde mit der Protokoll-Mail die Fassung mit oder ohne Aufnahmen bekommt, stellst du in den Einstellungen ein. Und wer Aufnahmen für die eigene Werbung nutzen will, kann im Protokoll ein eigenes, freiwilliges Häkchen dafür einblenden – getrennt von allen anderen Erklärungen und jederzeit widerrufbar.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Ausweiskopie?
TürPilot speichert keine, und das lässt sich nicht einschalten. Ist die Ausweisprüfung eingeschaltet (voreingestellt), hält das Protokoll fest, welches Dokument vorgelegt wurde und auf welche drei Zeichen seine Nummer endet.
Was, wenn der Kunde nicht unterschreiben will?
Ohne Unterschrift unter den Auftrag ist Schritt 1 nicht abgeschlossen, und das Formular geht nicht weiter. Kommt der Auftrag so nicht zustande, wird er mit Begründung storniert – die Belegnummer bleibt als stornierter Vorgang erhalten.
Wie viele Fotos kann ich machen?
Vor Beginn und nach Abschluss jeweils mindestens eine und höchstens zwölf Aufnahmen. Werden die Bilder zusammen zu gross für einen Speichervorgang, sagt das Formular es vorher und bittet, eine oder zwei zu entfernen.
Darf ich die Fotos für Werbung verwenden?
Nur mit Einwilligung des Kunden. Dafür lässt sich im Protokoll ein freiwilliges Häkchen einblenden. Die Einwilligung darf keine Voraussetzung für den Einsatz sein, sonst ist sie in aller Regel nicht freiwillig (Art. 7 Abs. 4 DSGVO) und damit unwirksam.