So läuft es vor Ort
Gezahlt wird nach der Abnahme, nicht davor. Nach der Unterschrift des Kunden zeigt das Formular den Abschluss mit dem Abschnitt „Beleg aus dem Kassensystem“ und dem Feld „Beleg- oder Transaktionsnummer“. Ist die Anbindung an dein Kassensystem eingerichtet, steht dort ein Knopf, der die Zahlung startet.
Ein Tipp öffnet die Bezahl-App deines Kassensystems auf dem Handy – mit dem Betrag des Einsatzes und einem festen Verwendungszweck, etwa „Auftrag gemäss Protokoll EP-00042“. Der Kunde zahlt dort mit Karte. Danach kehrt das Handy zu TürPilot zurück; nach der Prüfung steht der Transaktionscode als Belegnummer am Vorgang.
- Kassiert wird der Endbetrag des Belegs – bei Nettopreisen für Geschäftskunden einschliesslich Umsatzsteuer
- Dieselbe Protokollnummer auf Zahlungsbeleg und Rechnung, dazu die Belegnummer der Kasse auf der Rechnung – damit beides zusammenfindet
- Ein Monteur kassiert nur seine eigenen Einsätze
Erst geprüft, dann eingetragen
Die Rückmeldung aus der App allein genügt TürPilot nicht. Bevor etwas am Vorgang eingetragen wird, fragt TürPilot beim Kassensystem nach, ob es diese Zahlung gibt, ob sie erfolgreich war und ob der Betrag stimmt. Stimmt etwas nicht, wird nichts eingetragen, und der Monteur bekommt eine Meldung, die sagt, was los ist.
- Meldet das Kassensystem die mitgegebene Vorgangskennung zurück, muss sie zu genau diesem Einsatz passen
- Sie muss erfolgreich gewesen sein, in Euro, und der Betrag muss zum Beleg passen
- Ein Transaktionscode wird nur an einem Einsatz übernommen
- Eine einmal erfasste Zahlung wird nicht überschrieben
- Für einen stornierten Einsatz startet keine Zahlung
Im Zweifel wird nicht eingetragen. Ein fehlender Zahlungsvermerk kostet eine Minute Nacharbeit; ein falscher stünde zehn Jahre auf dem Beleg.
Ohne Anbindung: Belegnummer von Hand
Nicht jeder Betrieb nutzt ein angebundenes Kassensystem, und nicht jeder Einsatz wird mit Karte bezahlt. Ohne Anbindung zeigt das Formular den Verwendungszweck zum Kopieren und den Betrag, der zu kassieren ist. Der Monteur trägt ihn in seinem Kartenlesegerät oder seiner Kasse ein und schreibt danach die Beleg- oder Transaktionsnummer ins Feld.
Das Feld ist freiwillig; ohne Nummer geht der Auftrag genauso weiter. Eintragen lässt sich die Nummer auf dem Abschlussbildschirm, bis der Einsatz ans Büro abgegeben ist. Danach bleibt sie, wie sie ist.
TürPilot ist keine Kasse
Diese Grenze ist gewollt. TürPilot nimmt kein Geld entgegen, sieht keine Kartendaten und stellt keinen Zahlungsbeleg aus. Die Zahlung führt dein Kassensystem durch: Dort wird kassiert und der Zahlungsbeleg erzeugt – mit allem, was dein Kassensystem dafür rechtlich mitbringen muss. Gespeichert werden in TürPilot nur dessen Nummer und der Vermerk, dass bezahlt ist – dieselbe Nummer, die der Monteur bisher von Hand ins Protokoll geschrieben hat.
Nach unserer Einschätzung wird TürPilot dadurch kein Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nach § 146a AO und braucht keine eigene TSE; die Einordnung für deinen Betrieb klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Ob du Bargeld annimmst und wie du es aufzeichnest, bleibt davon unberührt – das läuft weiter über deine Kasse.
Wann eine Kasse und eine TSE Pflicht sind und was das für Kartenzahlungen heisst, erklärt der Ratgeber Kartenzahlung, Kasse und TSE.
Die Nummer bleibt am Vorgang
Die Belegnummer steht im Einsatzprotokoll und geht mit dem Einsatz weiter. Schreibt TürPilot die Rechnung, vermerkt sie, dass vor Ort bezahlt wurde, samt Beleg der Kasse, und verzichtet auf ein Zahlungsziel. Übergibt TürPilot den Einsatz an deine Buchhaltung, geht die Zahlungsnummer mit – so gehören Rechnung und Zahlungseingang von Anfang an zusammen.
Mehr dazu unter Rechnungen und Buchhaltung.
Einrichten
Unter „Schnittstellen“ hinterlegst du als Inhaber einmal den Zugangsschlüssel deines Kassensystems. Er dient nur dazu, die Verbindung zu prüfen, deine Händlerkennung auszulesen und Zahlungen nachzufragen – kassiert wird in der App, nicht über diesen Schlüssel. Er wird verschlüsselt gespeichert und lässt sich jederzeit entfernen.
Ohne Anbindung – und immer, wenn die Verbindung gerade nicht zur Verfügung steht – trägt der Monteur die Belegnummer von Hand ein, wie oben beschrieben. Welche Kassensysteme angebunden werden können, sagen wir dir gern auf Anfrage.
Häufige Fragen
Brauche ich ein eigenes Konto beim Kassensystem?
Ja. Kassiert wird über dein eigenes Händlerkonto und die Bezahl-App auf dem Handy des Monteurs. TürPilot öffnet die App nur mit Betrag und Verwendungszweck und liest danach die Belegnummer aus.
Kostet die Anbindung bei TürPilot extra?
Nein, die Schnittstelle ist im Preis enthalten; extra kostet bei TürPilot nur der SMS-Versand; nach Vertragsende läuft die Grundgebühr für das Archiv weiter, bis du die Löschung verlangst. Die Gebühren für die Kartenzahlung richten sich nach deinem Vertrag mit dem Anbieter deines Kassensystems.
Was passiert, wenn die Karte abgelehnt wird?
Dann meldet das Formular, dass die Zahlung nicht abgeschlossen ist, und am Vorgang wird nichts eingetragen. Der Monteur kann es erneut versuchen oder anders kassieren und die Nummer von Hand eintragen.
Bekommt der Kunde von TürPilot einen Zahlungsbeleg?
Nein. Den Zahlungsbeleg erzeugt dein Kassensystem. Die Mail, mit der der Kunde sein Einsatzprotokoll bekommt, sagt ausdrücklich, dass das Protokoll weder Rechnung noch Zahlungsbeleg ist.
Kann ich trotzdem bar kassieren?
Ja, über deine Kasse wie bisher. TürPilot zeichnet keine Barzahlungen auf; die Belegnummer deiner Kasse lässt sich im Protokoll vermerken.