Freiwillig – und ohne Nachteil, wenn du es nicht nutzt
Das Inventar ist ausgeschaltet, bis der Inhaber es einschaltet. Wer sein Material nicht zählt, trägt im Protokoll weiter frei ein, was verbaut wurde, und bekommt keine leere Artikelliste vorgesetzt.
Ist es eingeschaltet, stehen deine Artikel im Einsatzprotokoll zur Auswahl – mit Bezeichnung, Preis und Steuersatz. Frei eintragen geht trotzdem weiter, etwa für ein Teil, das noch nicht angelegt ist. Schaltest du das Inventar wieder aus, wird nichts gelöscht: Artikel, Bestände und Lagerbuch sind nach dem Einschalten unverändert da.
Artikel anlegen: Material und Zusatzleistungen
Ein Artikel ist alles, was im Einsatz zusätzlich berechnet wird – ein Profilzylinder ebenso wie eine Zusatzleistung. Du legst ihn einmal im Büro an:
- Bezeichnung – so steht sie später auf Beleg und Rechnung des Kunden, deshalb so konkret, wie es § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG verlangt. Zu allgemeine Bezeichnungen wie „Zylinder“ lehnt TürPilot beim Speichern ab.
- Verkaufspreis, Einheit und Steuersatz. 0 % nimmt TürPilot nur bei Kleinunternehmern an; jeder andere Betrieb bekommt dafür den eigenen Vorgabesatz, und das Protokoll sagt es an der Zeile dazu.
- Eigene Artikelnummer und EAN, also der Strichcode der Verpackung – beide je Betrieb nur einmal vergeben. Die EAN wird beim Speichern auf ihre Prüfziffer geprüft, damit ein vertippter Code sofort auffällt.
- Ein interner Text nur für den Betrieb, etwa Lieferant oder Einkaufshinweis. Er wird nie gedruckt und nie übertragen.
Einen Artikel, den du nicht mehr führst, legst du still. Er verschwindet aus der Auswahl im Protokoll, bleibt aber mit seinem Lagerbuch erhalten.
Im Einsatz: auswählen oder scannen
Im Protokoll steht unter „Zusatzleistungen und Material“ die Liste der aktiven Artikel. Der Monteur trägt die Menge ein, den vorgeschlagenen Preis kann er anpassen. Auf Handy und Tablet gibt es dazu den Knopf „Artikel scannen“: Kamera auf die Verpackung, der Artikel ist übernommen – in Browsern mit Strichcode-Erkennung, etwa Chrome oder Edge auf Android. Sonst tippt der Monteur die Ziffern unter dem Strichcode ein. Zweimal denselben Karton scannen heisst zwei Stück.
Gesucht wird dabei in der Liste, die das Formular schon geladen hat, nicht über den Server – mit einem Balken Empfang im Keller funktioniert das Scannen trotzdem. Findet sich zum Strichcode kein Artikel, sagt das Formular es und rät, das Teil als weitere Position einzutragen.
Im öffentlichen Vor-Ort-Formular, das über das Vor-Ort-Passwort erreichbar ist, erscheinen weder Einkaufshinweise noch Bestände – die Kalkulation des Betriebs gehört nicht in ein Formular, das über das Internet erreichbar ist. Wer mit eigenem Zugang angemeldet erfasst, sieht den internen Hinweis und einen fehlenden Bestand.
Abbuchen bei der Freigabe, zurückbuchen beim Storno
Gebucht wird bei der Freigabe des Protokolls, nicht beim Tippen. Ein Entwurf ändert sich noch – der Monteur scannt einen Zylinder, nimmt ihn wieder heraus, nimmt einen anderen. Jede Zwischenstufe zu buchen hiesse, das Lagerbuch mit Bewegungen zu füllen, die es nie gab. Mit der Freigabe steht fest, was verbaut wurde.
Wird ein Einsatz storniert, kommt alles zurück, was er abgebucht hatte – auch dann, wenn das Inventar inzwischen ausgeschaltet ist.
Der Bestand darf ins Minus laufen. Das ist Absicht: Wer Ware verbaut, die noch nicht eingebucht ist, soll den Einsatz trotzdem abschliessen können. Wird ein Einsatz im Büro angelegt, steht bei einem Artikel ohne Bestand der Hinweis, nachzubuchen.
Wareneingang, Schwund und das Lagerbuch
Zugänge und Abgänge ohne Einsatz bucht das Büro direkt am Artikel:
- Einkauf – Ware geliefert.
- Einbuchung – Fund, Rückgabe oder Korrektur nach oben.
- Ausbuchung – Schwund, Eigenverbrauch oder Korrektur nach unten.
Jede Bewegung landet im Lagerbuch; der Lagerverlauf zeigt die jüngsten 300 Bewegungen mit Zeitpunkt, Art, Menge, Bestand danach, Belegnummer oder Notiz und wer gebucht hat. So lässt sich bei der Inventur nachvollziehen, wie ein Bestand zustande kam.
Bestand exportieren – als Tabelle und als PDF
Für die Inventur, den Einkauf oder den Steuerberater lädst du den aktuellen Bestand im Cockpit unter Inventar herunter, als Tabellendatei (xlsx) oder als PDF. Beide zeigen dieselben Spalten in derselben Reihenfolge: Bezeichnung, Artikelnummer, EAN, Einheit, Bestand, Verkaufspreis, Umsatzsteuer, Bestandswert und Status – stillgelegte Artikel eingeschlossen.
Der Bestandswert ist Bestand mal Verkaufspreis. Einen Einkaufspreis erfasst TürPilot nicht – für die Bewertung in einer Bilanz ist die Liste deshalb nicht gedacht, und beide Dateien sagen das dazu. Wie das Material danach auf die Rechnung kommt, steht unter Rechnungen.
Häufige Fragen
Muss ich das Inventar benutzen?
Nein. Es ist freiwillig und ab Werk ausgeschaltet. Ohne Inventar trägt der Monteur verbautes Material im Protokoll als freie Position ein, wie bisher.
Kann der Monteur Lagerbestände ändern?
Nicht direkt. Artikel anlegen, ändern und Bestände buchen ist dem Büro und dem Inhaber vorbehalten. Der Monteur trägt nur ein, was er verbaut hat; abgebucht wird bei der Freigabe.
Funktioniert der Scanner auf jedem Handy?
Der Knopf erscheint auf Handys und Tablets. Mit der Kamera scannt er in Browsern, die Strichcodes lesen können, etwa Chrome oder Edge auf Android. Wo nicht, trägt der Monteur die Ziffern von Hand ein, wählt den Artikel aus der Liste oder legt eine weitere Position an. Am Schreibtisch sucht man über Bezeichnung, Artikelnummer oder EAN.
Was passiert mit dem Bestand, wenn ein Einsatz storniert wird?
Was der Einsatz abgebucht hatte, kommt zurück ins Lager. Die Rückbuchung steht mit der Belegnummer im Lagerverlauf.
Chrome, Edge und Android sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. TürPilot steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den genannten Anbietern.