Disposition im Schlüsseldienst: Monteure verwalten, Einsätze zuteilen

Drei Rollen: Inhaber, Büro, Monteur

Jeder Zugang hat eine von drei Rollen. Sie legen fest, wer was sehen und tun darf – nicht als Abmachung, sondern fest in der Software. Zugänge legt der Inhaber an: mit Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Rolle.

• Inhaber: darf alles – auch die Einstellungen, die Schnittstellen zur Buchhaltung und das Anlegen neuer Zugänge.
• Büro: legt Einsätze an, teilt sie zu, gibt Protokolle frei, überträgt sie an die Buchhaltung und pflegt Preise, Rechtstexte und Inventar.
• Monteur: erfasst Einsätze vor Ort. Vergangene Einsätze, das Cockpit, das Inventar und die Einstellungen sieht er nicht – dort stehen die Daten fremder Kunden und die Zahlen des Betriebs.

Bis zu 25 Zugänge – und was beim Ausscheiden passiert

Bis zu 25 Zugänge sind im Preis enthalten, ohne Aufpreis je Nutzer. Jede neue E-Mail-Adresse bestätigt sich bei der ersten Anmeldung im Büro selbst, mit einem Code an genau dieses Postfach. Ein Tippfehler in der Adresse fällt damit sofort auf und nicht erst Monate später – bei einem Monteur, der nur das Vor-Ort-Formular nutzt, allerdings nicht, denn dort wird keine Adresse abgefragt.

Verlässt jemand den Betrieb, wird sein Zugang deaktiviert, nicht gelöscht. Sein Name bleibt an den Protokollen stehen, die er erfasst hat – sonst liesse sich später nicht mehr nachvollziehen, wer einen Einsatz aufgenommen hat, und genau das fragt im Zweifel der Betriebsprüfer. Beim Deaktivieren werden alle seine Sitzungen sofort ungültig, auch die auf dem Handy.

Deaktivierte Zugänge zählen bei den 25 mit, weil ihre E-Mail-Adresse belegt bleibt. Deaktivieren gibt also keinen Platz frei.

Vor Ort: eine Adresse, ein persönliches Passwort

Der Monteur braucht keine App. Dein Betrieb bekommt eine eigene Adresse, etwa tuerpilot.de/mueller-schluesseldienst, die er als Lesezeichen auf dem Handy ablegt. Wer sie öffnet, sieht zuerst nur eine Passwortabfrage.

Jeder Mitarbeiter bekommt ein eigenes Vor-Ort-Passwort mit mindestens zwölf Zeichen, bewusst getrennt vom Passwort für den Bürozugang. Einen Benutzernamen gibt es dort nicht: Das Passwort selbst ordnet den Einsatz dem richtigen Monteur zu. Im Treppenhaus, nachts, mit einer Hand am Handy ist jede zusätzliche Eingabe eine zu viel.

Nach der ersten Anmeldung bleibt das Handy bis zu 30 Tage angemeldet, und die Frist erneuert sich, solange mit dem Gerät gearbeitet wird: Ein Gerät, mit dem regelmässig gearbeitet wird, bleibt frei; eines, das einen Monat in der Schublade liegt, sperrt sich von selbst. Der zweite Faktor, den du für die Bürozugänge einschalten kannst, gilt dort bewusst nicht – im Formular wird erfasst, nicht eingesehen.

Handy verloren oder Mitarbeiter weg? Drei Handgriffe des Inhabers wirken sofort: die Formularadresse ändern, das Formular abschalten oder dem Mitarbeiter das Vor-Ort-Passwort entziehen.

Einsätze zuteilen – und anders zuordnen

Wer im Büro den Anruf annimmt, legt den Einsatz an und teilt ihn einem Monteur zu. Ab dann steht er im Vor-Ort-Formular dieses Monteurs unter „Offene Einsätze“, mit dem Vermerk „vom Büro“ – und verschwindet aus der Liste des Büros, damit dort gleich der nächste Anruf aufgenommen werden kann. Ohne Zuteilung fährt, wer den Einsatz angelegt hat.

Meldet sich der Monteur krank oder steht er im Stau, teilt das Büro um: auf der Belegseite im Kasten „Zuständig“ oder direkt im Formular über „Anders zuordnen“. Umteilen muss ausdrücklich gewählt werden, damit niemandem ein Einsatz aus Versehen weggenommen wird. Hat ein zweiter Büroplatz in der Zwischenzeit schon zugeteilt, sagt TürPilot, an wen.

• Zugeteilt wird nur an Mitarbeiter mit Vor-Ort-Passwort – sonst bekäme jemand einen Einsatz, den er nie zu sehen bekommt.
• Zuteilen und Umteilen geht, bis der Kunde vor Ort den Auftrag unterschrieben hat. Danach fährt ihn, wer dort ist.
• Jede Zuteilung und jedes Umteilen steht mit Namen im Prüfprotokoll des Betriebs.

Was der Monteur auf dem Handy sieht

Oben im Formular stehen seine offenen Einsätze in der Reihenfolge der Anrufe: Belegnummer, Strasse ohne Hausnummer und Ort. Mehr nicht, denn auf demselben Gerät unterschreibt später der Kunde. Die volle Anschrift erscheint, wenn der Monteur den Einsatz antippt, und ab der Auftragsunterschrift blendet das Formular die Liste ganz aus. Sie aktualisiert sich von selbst, auch wenn er die Seite nach einem Telefonat wieder öffnet.

Bearbeiten darf er nur, was ihm gehört: die ihm zugeteilten Einsätze und die, die er selbst angelegt hat und die niemand anderem zugeteilt sind. Das gilt für jeden Schritt, vom Protokoll bis zur Kartenzahlung. Wird der Tab geschlossen oder das Handy neu gestartet, kommt der angefangene Einsatz beim nächsten Öffnen zurück.

Ist er fertig, tippt er auf „Einsatz abgeben – das Büro gibt frei“. Damit ist der Einsatz für ihn erledigt und liegt beim Büro. Wie das Protokoll selbst aufgebaut ist, steht unter Einsatzprotokoll.

Freigabe: Vier-Augen-Prinzip oder Ein-Mann-Betrieb

Voreingestellt gibt der Monteur nicht selbst frei. Das Büro prüft und gibt frei; ab da ist der Beleg unveränderbar. An die Buchhaltung geht er mit einem Klick auf der Belegseite – oder gleich bei der Freigabe, wenn der Inhaber das unter Schnittstellen einschaltet. Das Vier-Augen-Prinzip ist keine gesetzliche Pflicht, aber eine wirksame Kontrolle gegen Zahlendreher und vergessene Positionen.

Im Ein-Mann-Betrieb gibt es kein zweites Augenpaar. Dafür gibt es in den Einstellungen den Haken „Monteure dürfen ihre Einsätze selbst freigeben und übertragen“. Dann heisst der Knopf am Ende des Protokolls „Einsatz abgeben und direkt freigeben“, und der Einsatz wird in einem Schritt freigegeben und – sofern eine Buchhaltung verbunden ist – übertragen. Wer erfasst, freigegeben und übertragen hat, wird in beiden Fällen namentlich festgehalten.

Dasselbe Muster gilt für die Bewertungsbitte: Ob der Monteur den Kunden nach dem Einsatz selbst per SMS um eine Bewertung bitten darf, entscheidet der Inhaber mit einem eigenen Schalter – und auch dann nur, wenn der Kunde im Protokoll eingewilligt hat. Mehr dazu unter Bewertungen.