Schlüsseldienst-Software auswählen: die Checkliste für den Vergleich

1. Der Einsatz vor Ort: Hält es im Treppenhaus?

Die meiste Zeit arbeitet die Software nicht im Büro, sondern auf dem Handy des Monteurs – im Keller, im Hausflur, um drei Uhr nachts. Hier entscheidet sich, ob sie benutzt wird oder ob der Zettel zurückkommt. Frag im Test nicht, was die Software kann, sondern was passiert, wenn etwas schiefgeht:

• Was passiert bei einem Funkloch mitten im Schritt – sind die Eingaben danach noch da?
• Kommt ein angefangener Einsatz zurück, wenn der Browser geschlossen oder das Handy neu gestartet wird?
• Lässt sich wirklich ohne Netz erfassen, oder braucht jeder Schritt eine Verbindung? Beides kann funktionieren – wichtig ist, dass du weisst, was gilt.
• Wie oft muss sich der Monteur anmelden, und wie sperrst du ein verlorenes Handy?
• Lassen sich Fotos vor und nach der Öffnung und die Unterschriften des Kunden direkt im Ablauf erfassen?

2. Widerrufsbelehrung und Preis beim Privatkunden

Eine Türöffnung beim Verbraucher ist in aller Regel ein Vertrag ausserhalb von Geschäftsräumen (§ 312b BGB). Ob der Kunde ihn widerrufen kann, hängt an der Ausnahme für dringende Reparaturen, und die ist umstritten. Greift sie nicht und fehlt die Belehrung, beginnt die Frist nicht (§ 356 Abs. 3 BGB): Das Widerrufsrecht erlischt dann erst zwölf Monate und vierzehn Tage nach Vertragsschluss (§ 356 Abs. 4 BGB). Widerruft der Kunde in dieser Zeit, schuldet er für die erbrachte Leistung unter Umständen keinen Wertersatz (§ 357a Abs. 2 BGB) – die Tür ist offen, das Geld weg.

Damit das Widerrufsrecht mit der vollständigen Erbringung erlischt, muss der Kunde ausdrücklich zustimmen, dass vor Ablauf der Frist begonnen wird, und bestätigen, dass er vom Erlöschen weiss (§ 356 Abs. 5 BGB). Ob die Ausnahme für dringende Reparaturen (§ 312g Abs. 2 Nr. 11 BGB) bei einer Notöffnung greift, ist umstritten: Das OLG Köln hat sie bejaht (Urteil vom 26.02.2016 – 6 U 102/15), die Literatur ist uneinig, der BGH hat nicht entschieden. Der sichere Weg ist, jeden Privatkunden zu belehren. Mehr dazu im Ratgeber Widerrufsbelehrung.

• Verlangt die Software Belehrung, ausdrückliches Verlangen und Kenntnis vom Erlöschen bei jedem Privatkunden – oder bietet sie die Felder nur an?
• Hält sie fest, welche Fassung der Widerrufsbelehrung und der AGB der Kunde bekommen hat?
• Steht der Preis vor Beginn der Arbeit fest und wird er mit unterschrieben? Das beugt dem häufigsten Streit vor. Siehe Preisangaben im Notdienst.

3. GoBD: Unveränderbar, lückenlos, prüfbar

Aus dem Einsatzprotokoll entsteht beim Schlüsseldienst die Rechnung. Damit fällt die Software unter die GoBD, auch wenn sie selbst keine Buchhaltung ist. Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO), und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Aufzeichnungen zehn (§ 147 Abs. 3 AO). Ein PDF auf dem Rechner genügt dafür nicht – es lässt sich ändern und löschen, ohne dass es jemand merkt.

• Ist ein abgeschlossener Einsatz gegen Änderungen gesperrt, und laufen Korrekturen nur als neue Fassung mit Begründung?
• Sind die Belegnummern lückenlos, und wird statt zu löschen storniert – mit Begründung, auch beim abgebrochenen Einsatz?
• Gibt es einen maschinell auswertbaren Export für die Betriebsprüfung (§ 147 Abs. 6 AO), einschliesslich der Stornos?
• Wo liegen die Belege während der Aufbewahrungsfrist, und wer sorgt dafür, dass sie in dieser Zeit unverändert bleiben?
• Gibt es eine Beschreibung des Verfahrens, die du deiner Verfahrensdokumentation zugrunde legen kannst?

Ausführlich im Ratgeber GoBD für Schlüsseldienste und unter Aufbewahrungsfristen.

4. Kasse, Buchhaltung und E-Rechnung

Kann die Software selbst Bargeld erfassen und abwickeln, ist sie womöglich ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion – dann gelten die Pflichten aus § 146a AO bis hin zur technischen Sicherheitseinrichtung. Übernimmt sie nur die Belegnummer eines Kartenlesegeräts, das selbst kassiert, sieht das anders aus. Frag genau nach. Hintergrund im Ratgeber Kartenzahlung, Kasse und TSE.

Bei der Buchhaltung zählt, ob Einsätze von selbst dort ankommen oder abgetippt werden müssen – und ob dein Steuerberater bekommt, womit er arbeitet. Dazu kommt die E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen muss sie, wer an andere Unternehmen im Inland leistet – nach Übergangsfristen ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. Mehr im Ratgeber E-Rechnung.

• Wird der abgeschlossene Einsatz an dein Buchhaltungsprogramm übergeben, und mit welchen Angaben?
• Gibt es einen Export in einem Format, das dein Steuerberater übernehmen kann?
• Kann die Software Rechnungen für Geschäftskunden als E-Rechnung ausgeben, wenn du sie selbst schreiben lässt?

5. Datenschutz: Vertrag, Standort, Sparsamkeit

Verarbeitet ein Anbieter die Daten deiner Kunden in deinem Auftrag, brauchst du mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, dazu eine Beschreibung seiner technischen und organisatorischen Massnahmen (Art. 32 DSGVO). Du bleibst verantwortlich – auch dafür, einen geeigneten Anbieter auszuwählen.

• Liegt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor, bevor die ersten Kundendaten erfasst werden? Sind die Unterauftragsverarbeiter genannt?
• Wo stehen die Server, und wo werden Sicherungen und Belege gespeichert?
• Werden Zugangsdaten, etwa zur Buchhaltung, verschlüsselt gespeichert? Gibt es Rollen, damit ein Monteur nicht alle Kundendaten sieht?
• Werden Fotos nach einer festen Frist gelöscht, und kannst du Auskunft und Löschung selbst erledigen?
• Sieht die Software Ausweiskopien vor? Ein Vermerk, dass die Berechtigung geprüft wurde, ist datensparsamer (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Mehr dazu im Ratgeber Datenschutz im Schlüsseldienst.

6. Preis, Testphase, Kündigung und Export

Die Preismodelle unterscheiden sich stärker als die Funktionen: je Nutzer, je Paket, je Einsatz. Rechne mit deinen echten Zahlen aus einem ruhigen und einem vollen Monat, und frag nach allem, was zusätzlich kostet – Einrichtung, Schnittstellen, Nachrichten, Speicher.

Genauso wichtig ist das Ende. Die Aufbewahrungspflicht für deine Belege läuft weiter, wenn du den Vertrag kündigst. Kläre vorher, wie du danach an deine Daten kommst.

• Kannst du mit echten Preisen und echten Abläufen testen, ohne Zahlungsdaten anzugeben? Endet der Test von selbst, oder geht er in einen bezahlten Vertrag über?
• Gibt es eine Mindestlaufzeit, und wie wird gekündigt?
• Bleiben deine Belege nach der Kündigung lesbar und exportierbar – und was kostet das?
• Lassen sich alle Daten in einem gängigen, maschinell auswertbaren Format mitnehmen?

Wie TürPilot diese Punkte umsetzt

Zum Abschluss kurz, wie es bei uns aussieht – damit du die Liste auch an TürPilot anlegen kannst:

• Vor Ort läuft das Einsatzprotokoll im Browser des Handys, ohne App. Es speichert Schritt für Schritt auf dem Server; ein angefangener Einsatz kommt nach dem Neustart zurück, und bei einem Funkloch bleiben die Eingaben stehen. Eine Erfassung ganz ohne Netz bietet TürPilot nicht.
• Bei Privatkunden verlangt das Protokoll Belehrung, ausdrückliches Verlangen und Kenntnis vom Erlöschen und gibt ohne sie nicht frei. Der Preis ergibt sich aus Uhrzeit und Türzustand und wird mit unterschrieben.
• Nach der Freigabe ist ein Protokoll unveränderbar, die Nummern sind lückenlos, gelöscht wird nicht, sondern mit Begründung storniert. Es gibt einen Prüfungsexport und eine Verfahrensdokumentation zum Herunterladen. Freigegebene Belege liegen verschlüsselt im revisionssicheren Archiv. In den kostenlosen Tagen wird noch nicht archiviert; diese Belege werden mit Beginn der Abrechnung nachträglich abgelegt.
• TürPilot ist keine Kasse. Die Kartenzahlung führt das Kartenlesegerät durch, zurück kommt dessen Belegnummer. Freigegebene Einsätze gehen über eine Schnittstelle an sevDesk, weitere Buchhaltungsprogramme auf Anfrage; für den Steuerberater gibt es einen Export im DATEV-Format. Mehr unter Buchhaltung.
• Server in Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Vertragsschluss, keine Ausweiskopien, Fotos nach drei Jahren automatisch gelöscht – Einzelheiten unter Datenschutz und Sicherheit.
• Zwei Euro Grundgebühr im Monat, dazu ein Betrag je Einsatz, der mit der Zahl der Einsätze immer langsamer steigt; alle Module und bis zu 25 Zugänge inklusive, nur SMS kosten extra. 30 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten, der Test läuft von selbst aus. Monatlich kündbar; danach bleibt der Zugang lesend offen und die Daten exportierbar, für das Vorhalten fällt weiter die Grundgebühr an. Zum Preisrechner.