Auftragsbestätigung per SMS, Protokoll per E-Mail

Was der Kunde bekommt – und wann

• Auftragsbestätigung per SMS: etwa drei Minuten nach dem Anlegen des Auftrags. Nicht sofort, damit sie nicht ankommt, während der Kunde noch am Telefon ist.
• Einsatzprotokoll per E-Mail: nach der Abnahmeunterschrift, mit wenigen Minuten Vorlauf, damit die Belegnummer der Kasse noch im PDF steht. Gibt der Monteur den Einsatz ab, geht die Mail sofort hinaus.
• Abschlussnachricht per SMS: etwa zwei Minuten nach der Abnahme – so, dass der Kunde sie nicht bekommt, während der Monteur noch vor ihm steht.
• Bitte um eine Bewertung: nie automatisch, nur auf Knopfdruck und nur, wenn der Kunde im Protokoll zugestimmt hat.

Auftragsbestätigung, Protokoll und Abschlussnachricht gehören zur Abwicklung des Auftrags und enthalten keine Werbung. Die Bewertungsbitte ist Werbung und hat deshalb eigene Regeln – mehr unter Bewertungen.

Das Einsatzprotokoll per E-Mail

Die Mail ist nüchtern gehalten: Protokollnummer, Datum und Einsatzort, der vereinbarte Gesamtbetrag und der Hinweis, dass das Protokoll weder Rechnung noch Zahlungsbeleg ist. Im Anhang liegt das Protokoll als PDF, darin – soweit du sie in TürPilot hinterlegt hast – die AGB, die Widerrufsbelehrung und die Datenschutzhinweise in der Fassung, die bei der Unterschrift galt. Angekündigt wird nur, was tatsächlich im PDF steht.

Ob der Kunde die Fassung mit oder ohne Aufnahmen seiner Tür bekommt, stellst du in den Einstellungen ein. Beide enthalten denselben Text und dieselben Unterschriften.

Die Mail geht an die Adresse, die in Schritt 3 erfasst wird. Mit seiner Unterschrift in Schritt 1 stimmt der Kunde zu, die Unterlagen per E-Mail statt auf Papier zu erhalten, wenn er eine Adresse angibt. Gibt er keine an, geht keine Mail hinaus – das Formular sagt es dem Monteur, bevor er abschliesst.

Über TürPilot oder dein eigenes Postfach

Ohne jede Einrichtung verschickt TürPilot über die eigene Adresse. Als Absendername steht dein Betrieb, Antworten gehen an die Adresse, die du hinterlegst. Manche Mailprogramme zeigen dabei einen Hinweis auf tuerpilot.de. In den kostenlosen 30 Tagen – und nach einem vorzeitigen Start bis zur ersten bezahlten Rechnung – steht als Absendername „TürPilot“; Antworten gehen dann nur an deine Antwortadresse, wenn sie die bestätigte Anmeldeadresse eines Inhabers ist.

Alternativ verschickst du über dein vorhandenes Postfach. Dann kommt die Mail wirklich von deiner Adresse, und Antworten landen direkt bei dir. Dafür hinterlegst du einmal die Zugangsdaten deines Postausgangsservers; das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Beachte die Tageslimits deines Anbieters. Mit einer Testmail prüfst du, ob der Weg funktioniert, bevor der erste Kunde darauf angewiesen ist.

• Der Mailversand kostet nichts extra
• Jedes Protokoll geht je Vorgang genau einmal hinaus

Die SMS: kurz, einzeln zuschaltbar

Den SMS-Versand schaltest du in den Einstellungen ein, und darunter jede Nachricht einzeln. Die Texte sind feste Vorlagen und bewusst knapp, damit sie in eine SMS passen: Die Auftragsbestätigung sagt, dass der Auftrag aufgenommen ist und ihr wie besprochen unterwegs seid. Die Abschlussnachricht nennt den Betrag und sagt, ob die Dokumente per Mail kommen. Beide enden mit deiner Telefonnummer, wenn eine hinterlegt ist.

Als Absender sieht der Kunde eine Kennung mit höchstens elf Buchstaben und Ziffern, etwa den Namen deines Betriebs. Auf eine solche SMS kann man nicht antworten – deshalb steht die Rückrufnummer im Text. Wer die kostenlosen Tage vorzeitig beendet, verschickt bis zur ersten bezahlten Monatsrechnung mit dem Absender „TuerPilot“; dein Betriebsname steht dann am Anfang des Textes.

• Verschickt wird nur an die Nummer, die im Auftrag steht
• Nur an deutsche Rufnummern
• Umlaute werden umgeschrieben, weil manche Geräte sie falsch darstellen; typografische Zeichen, damit die SMS nicht in einen teureren Zeichensatz kippt

Was die SMS kostet

Die SMS ist die einzige Funktion, die bei TürPilot zusätzlich kostet: 10 Cent je SMS-Teil zuzüglich Umsatzsteuer, abgerechnet über die Monatsrechnung. Eine SMS fasst 160 Zeichen; was länger wird, geht in mehreren Teilen hinaus, und jeder Teil zählt. Ein sehr langer Betriebsname oder eine lange Telefonnummer kann das auslösen. Ohne Häkchen entstehen keine Kosten.

Im Cockpit siehst du, wie viele SMS-Teile im Monat versendet wurden und was sie kosten. In den kostenlosen 30 Tagen ist der SMS-Versand abgeschaltet, weil jede Nachricht beim Anbieter sofort Geld kostet. Wer ihn früher braucht, beendet die kostenlosen Tage vorzeitig; bis zur ersten bezahlten Rechnung gelten dann der feste Absender „TuerPilot“ und eine engere Tagesgrenze. Das Protokoll per E-Mail läuft davon unabhängig.

Der Versandstand am Vorgang

Eine Mail, die nie ankommt, fällt sonst erst auf, wenn der Kunde anruft. Deshalb steht am Vorgang die Karte „Versand an den Kunden“: an wen, ob verschickt, noch in der Warteschlange oder fehlgeschlagen, wann und mit wie vielen Versuchen – und bei einem Fehler der Grund im Klartext. Mit „Jetzt erneut senden“ lässt sich der Versand anstossen.

Scheitert der Versand vorübergehend, versucht TürPilot es von selbst erneut – bis zu fünf Versuche insgesamt. Lässt sich die Mail schon beim Abschluss nicht einreihen, erfährt es der Monteur sofort, solange er noch beim Kunden ist. Wird ein Auftrag storniert, gehen Nachrichten, die noch nicht verschickt waren, nicht mehr hinaus.